🎯 這條流程解決什麼
談了好幾週終於成交,結果卡在合約這一關功虧一簣的故事,業務都不陌生。合約要找舊檔改條款、改完還得追主管確認、印出來簽名掃描寄來寄去,客戶那邊一忙就把合約晾著,業務又不好意思一直催,單子就這樣懸在「待簽署」好幾週,連帶收款與業績認列全部延後。
這條流程在成交當下自動套用合約範本帶入條款金額,先送主管或法務人工確認後再透過電子簽署寄給客戶,逾期未簽自動發提醒,雙方簽完即歸檔並通知財務啟動收款。簽約從「人工接力跑流程」變成「系統自動推進、卡點主動提醒」,成交到簽回的時間大幅縮短。
價值:加快合約簽署、減少來回寄送與遺漏,逾期催簽不再靠業務硬著頭皮開口,簽回即啟動收款讓業績與現金流更快落袋。
- 簽回後的收款與發票流程,可接 /workflows 的收款與帳務流程。
- 合約條款說明與議約回應範本,可參考 /recipes 的合約溝通食譜。
⚠️ 人工確認提醒:合約涉及法律效力與財務金額,屬高度敏感環節,正式發送電子簽前務必保留主管或法務的人工用印確認關卡,不可由系統全自動寄出。範本條款修改後請會同法務複核,並確認電子簽署服務的存證與授權設定符合公司規範與相關法令。
🗺 流程圖
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STEP 1
範本套用
依成交資料帶入客戶、品項、金額與條款,套用標準合約範本。
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STEP 2
用印確認
正式發送前先送主管或法務人工核對條款與金額,確認才放行。
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STEP 3
電子簽送
透過電子簽署服務寄給客戶簽署,設定簽署順序與有效期限。
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STEP 4
逾期催簽
未在期限內簽署自動提醒客戶與業務,避免合約懸在半空。
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STEP 5
簽回歸檔
雙方簽完自動存檔到雲端與 CRM,並通知財務啟動後續收款。
🧰 用到的工具
💡 怎麼開始：在 n8n / Make 新建一個 workflow，照上面的節點順序一個一個接起來。AI 判斷那一步，把對應 AI Skill 的配方貼進 AI 節點即可（可到 Prompt 產生器 客製）。
🔗 其他工作流
⏰
申報期限自動提醒
營業稅、扣繳、結算申報等期限到期前自動提醒事務所與客戶，避免逾期罰鍰。
📂客戶單據自動收件歸檔
客戶傳來的發票與單據自動分類、命名、歸檔到雲端資料夾，記帳人員不再手動整理收件匣。
💬客戶提問自動分流
客戶透過 LINE 或 Email 詢問帳務、報稅問題時自動分類派工，常見問題即時回覆、複雜…
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