🎯 這條流程解決什麼
很多採購團隊的報價單,最後都散落在個人信箱與下載資料夾裡。要查「這個料號上次跟哪家報多少」,只能憑印象翻舊信,翻半天還不一定找得到;有時拿到的還是早就過期的報價,等下單才發現價格已經漲了。報價單越積越多,卻從來沒變成能用的資料。
這條流程讓供應商寄來的報價信一進信箱就自動辨識,附件依供應商與年月歸檔到雲端,再從報價單擷取供應商、品項、單價、報價日期與有效期限,寫進可查詢的報價資料庫。報價快過期時還會主動提醒採購,避免誤用過期價格。
價值:把零散的報價信變成一座隨查隨有的報價庫,議價時手上隨時有歷史價格可比對,既省下翻信箱的時間,也降低用錯價格下單的風險。
- 接下來的多家比價與下單追蹤,可串接 /workflows 的採購相關藍圖。
- 報價資料整理與品項命名規範,可參考 /recipes 的職場文件食譜。
⚠️ 人工確認提醒:報價單屬供應商商務機密與採購敏感資料,資料庫存取權限務必限定採購相關人員、勿外流。AI 擷取的單價與效期可能誤判,作為議價或下單依據前請以原始報價單為準並由採購人工複核;系統僅負責建檔與提醒,不自動做任何採購決策。
🗺 流程圖
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STEP 1
報價收件
監看採購信箱,辨識帶有報價單附件的供應商來信。
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STEP 2
附件歸檔
把報價單 PDF／Excel 自動存進雲端依供應商與年月分類的資料夾。
↓
🔎
STEP 3
資料擷取
從報價單抓出供應商、品項、單價、報價日期與有效期限。
↓
🗃️
STEP 4
建檔入庫
把擷取結果寫進報價資料庫,可依品項或供應商隨時查詢比對。
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⏰
STEP 5
效期提醒
報價快過期時自動提醒採購,避免拿過期價格下單。
🧰 用到的工具
💡 怎麼開始：在 n8n / Make 新建一個 workflow，照上面的節點順序一個一個接起來。AI 判斷那一步，把對應 AI Skill 的配方貼進 AI 節點即可（可到 Prompt 產生器 客製）。
🔗 其他工作流
⏰
申報期限自動提醒
營業稅、扣繳、結算申報等期限到期前自動提醒事務所與客戶，避免逾期罰鍰。
📂客戶單據自動收件歸檔
客戶傳來的發票與單據自動分類、命名、歸檔到雲端資料夾，記帳人員不再手動整理收件匣。
💬客戶提問自動分流
客戶透過 LINE 或 Email 詢問帳務、報稅問題時自動分類派工，常見問題即時回覆、複雜…
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