🎯 這條流程解決什麼
請購最常見的卡關不是金額大,而是「不知道該給誰簽」。員工填完請購單用 email 寄出,結果寄錯主管、金額超過權限要加會卻沒人提醒、申請人問了三天還不知道核到哪一關。採購人員每天光是手動歸類部門、補單號、轉寄簽核,就耗掉大半時間,月底還對不出到底有哪些請購在跑。
這條流程讓請購單一送出就自動產生單號、歸戶到部門與費用科目,再依金額級距判斷該由誰簽——小額主管直接核、大額自動往上加會,待簽事項即時推給對應主管,逾時還會自動催辦。核准或退件結果即時回填台帳並通知申請人,整條簽核鏈一目了然。
價值:把請購從「email 來回猜路由」變成自動分流,縮短簽核天數、杜絕寄錯人,讓採購與財務隨時掌握每張單的進度。
- 後續的供應商比價與下單流程,可串接 /workflows 的採購相關藍圖。
- 請購規格描述與用途說明的撰寫範本,可參考 /recipes 的職場文件食譜。
⚠️ 人工確認提醒:本流程涉及金額判斷與簽核權限路由,屬財務與內控敏感環節。金額級距與簽核層級對應務必由財務與稽核單位確認後設定,系統僅負責「把單送到對的人面前」,實際是否核准一律由具權限主管人工簽核,切勿設成自動核准。
🗺 流程圖
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STEP 1
請購進件
員工填的請購表單一送出就自動接收,擷取品項、數量、預算與用途。
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STEP 2
編號與歸戶
自動產生請購單號、歸到對應部門與費用科目,寫進採購台帳。
↓
🧭
STEP 3
金額分流
依金額級距判斷簽核層級,小額主管核、大額往上加會。
↓
🔔
STEP 4
簽核提醒
把待簽請購單推送給對應主管,逾時自動再催一次。
↓
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STEP 5
結果回拋
核准或退件結果回填台帳並通知申請人,進度全程可查。
🧰 用到的工具
💡 怎麼開始：在 n8n / Make 新建一個 workflow，照上面的節點順序一個一個接起來。AI 判斷那一步，把對應 AI Skill 的配方貼進 AI 節點即可（可到 Prompt 產生器 客製）。
🔗 其他工作流
⏰
申報期限自動提醒
營業稅、扣繳、結算申報等期限到期前自動提醒事務所與客戶，避免逾期罰鍰。
📂客戶單據自動收件歸檔
客戶傳來的發票與單據自動分類、命名、歸檔到雲端資料夾，記帳人員不再手動整理收件匣。
💬客戶提問自動分流
客戶透過 LINE 或 Email 詢問帳務、報稅問題時自動分類派工，常見問題即時回覆、複雜…
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