🎯 這條流程解決什麼
下了採購單之後,最怕的就是「以為會到、結果沒到」。供應商承諾的交期到底有沒有照走,常常要等到產線缺料、客戶催貨才發現訂單卡住了。採購一個人盯幾十張在途單,只能靠記憶和手動打電話追,漏追一張就可能變成停工或開天窗。
這條流程讓採購單一建立就自動登錄交期,每天比對承諾交期與目前狀態,把快到期與已逾期的訂單標出來;交期前自動發信向供應商確認出貨,逾期再催一次,遇到嚴重逾期或聯絡不上就升級通報採購主管介入。所有在途訂單還會彙整成看板,進度一目了然。
價值:把交期追蹤從「靠人記、靠人催」變成系統自動盯,提早發現延誤、及早處理,減少缺料停工與急單,讓採購對每張單都心裡有數。
- 到貨後的驗收與入庫流程,可串接 /workflows 的採購相關藍圖。
- 催單信與延誤協調的話術範本,可參考 /recipes 的職場文件食譜。
⚠️ 人工確認提醒:自動催單信會以公司名義寄給供應商,信件範本與催促語氣務必事先審定,避免影響供應商關係。系統僅負責偵測延誤與發出提醒,是否改單、轉單或啟動備援供應商等決策,一律由採購人員與主管人工判斷,切勿讓系統自動更動訂單內容。
🗺 流程圖
📝
STEP 1
訂單登錄
採購單建立後自動登錄品項、數量、供應商與承諾交期。
↓
⏱️
STEP 2
交期監看
每日比對承諾交期與目前狀態,標出快到期與已逾期的訂單。
↓
📧
STEP 3
自動催單
交期前主動發追蹤信向供應商確認出貨,逾期再次催促。
↓
🚨
STEP 4
逾期升級
嚴重逾期或無回覆的訂單升級通報採購主管介入處理。
↓
📊
STEP 5
進度看板
彙整所有在途訂單狀態成看板,交期一覽無遺。
🧰 用到的工具
💡 怎麼開始：在 n8n / Make 新建一個 workflow，照上面的節點順序一個一個接起來。AI 判斷那一步，把對應 AI Skill 的配方貼進 AI 節點即可（可到 Prompt 產生器 客製）。
🔗 其他工作流
⏰
申報期限自動提醒
營業稅、扣繳、結算申報等期限到期前自動提醒事務所與客戶，避免逾期罰鍰。
📂客戶單據自動收件歸檔
客戶傳來的發票與單據自動分類、命名、歸檔到雲端資料夾，記帳人員不再手動整理收件匣。
💬客戶提問自動分流
客戶透過 LINE 或 Email 詢問帳務、報稅問題時自動分類派工，常見問題即時回覆、複雜…
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