🎯 這條流程解決什麼
到貨驗收常常是採購流程裡最容易出包的一段。貨一卸下來,倉管忙著點數,單據卻還在採購手上;數量短少、規格不對、甚至送錯料,往往拖到月底對帳或客訴才被翻出來。驗收紀錄寫在紙本或散在 Line 群裡,財務要請款時還得回頭一筆筆確認到底有沒有收到貨。
這條流程讓貨一到就掃單登錄,自動帶出對應採購單明細,即時比對實收品項與數量,短溢收或規格不符當場標出;驗收不通過可附照片建立異常案件,自動通報採購與供應商窗口協調。驗收通過後才更新庫存並通知財務,啟動後續請款核對,讓「收了什麼、收了多少」全部留下憑證。
價值:把驗收從事後補登變成當下把關,異常即時被攔下、紀錄完整可追,庫存與帳務更準確,也讓對供應商的索賠與請款都有清楚依據。
- 上游的訂單追蹤與下游的請款對帳,可串接 /workflows 的採購相關藍圖。
- 驗收標準與異常通報的文件範本,可參考 /recipes 的職場文件食譜。
⚠️ 人工確認提醒:驗收結果牽動入庫、請款與對供應商索賠,屬財務與內控敏感環節。系統僅負責比對與記錄差異,實際驗收是否合格、是否接受短溢收、是否觸發請款,務必由倉管與採購人工確認簽核;啟動付款或對供應商求償等對外動作前,一律經財務複核,切勿設成自動請款。
🗺 流程圖
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STEP 1
到貨登錄
倉管掃單或填表登錄到貨,自動帶出對應採購單明細。
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🔎
STEP 2
驗收比對
比對實收品項、數量與採購單,標出短溢收與規格不符。
↓
📸
STEP 3
異常記錄
驗收不通過可附照片與說明,自動建立異常案件。
↓
🚨
STEP 4
異常通報
短溢收或瑕疵即時通知採購與供應商窗口協調處理。
↓
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STEP 5
入庫請款
驗收通過後更新庫存並通知財務,啟動後續請款核對。
🧰 用到的工具
💡 怎麼開始：在 n8n / Make 新建一個 workflow，照上面的節點順序一個一個接起來。AI 判斷那一步，把對應 AI Skill 的配方貼進 AI 節點即可（可到 Prompt 產生器 客製）。
🔗 其他工作流
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申報期限自動提醒
營業稅、扣繳、結算申報等期限到期前自動提醒事務所與客戶，避免逾期罰鍰。
📂客戶單據自動收件歸檔
客戶傳來的發票與單據自動分類、命名、歸檔到雲端資料夾，記帳人員不再手動整理收件匣。
💬客戶提問自動分流
客戶透過 LINE 或 Email 詢問帳務、報稅問題時自動分類派工，常見問題即時回覆、複雜…
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