🎯 這條流程解決什麼
收發櫃台的紙本登記簿是最容易出包的環節：掛號一多就漏登、字跡潦草事後看不懂、文號重複編，等到部門問「我的公文到了沒」才發現根本沒登記。包裹堆在櫃台沒人領、急件躺一整天才被發現，都是常見狀況。
這條流程把收發登記數位化：櫃台拍照或填表後，系統自動編列文號、依主旨判定收件單位、即時推送領取通知給對應窗口，同時同步到電子登記簿並記錄簽收時間。誰的件到了、領了沒、文號編到幾號，打開登記簿全都查得到，急件還能設醒目標記主動催領。櫃台從手寫登記簿解放，登記不漏、派送不延誤。
想把收發接續到文件歸檔或簽收追蹤，可搭配 /workflows 的其他總務流程，或到 /recipes 找登記表單食譜。
⚠️ 個資與簽收提醒：收發文常含人事、法律與機密公文，登記摘要不應暴露完整內文，登記簿須設權限避免全員可見。涉及機密件或法律文件的簽收，建議保留「人工確認領取人身分」步驟，重要文件仍以實體簽收為準，系統紀錄作為佐證而非取代正式簽收。
🗺 流程圖
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STEP 1
登記收件
櫃台拍照或填表登記進出文件，擷取來文單位、主旨與件數。
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STEP 2
文號編列
自動依年度流水號編列收文號或發文號，避免重號漏號。
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STEP 3
單位判定
依主旨關鍵字與收件人比對部門對照表，判定派送單位。
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STEP 4
領取通知
推送通知給收件單位窗口，附上文件摘要與待領清單。
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STEP 5
登記簿同步
即時寫入電子收發登記簿，記錄狀態與簽收時間。
🧰 用到的工具
💡 怎麼開始：在 n8n / Make 新建一個 workflow，照上面的節點順序一個一個接起來。AI 判斷那一步，把對應 AI Skill 的配方貼進 AI 節點即可（可到 Prompt 產生器 客製）。
🔗 其他工作流
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申報期限自動提醒
營業稅、扣繳、結算申報等期限到期前自動提醒事務所與客戶，避免逾期罰鍰。
📂客戶單據自動收件歸檔
客戶傳來的發票與單據自動分類、命名、歸檔到雲端資料夾，記帳人員不再手動整理收件匣。
💬客戶提問自動分流
客戶透過 LINE 或 Email 詢問帳務、報稅問題時自動分類派工，常見問題即時回覆、複雜…
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