🎯 這條流程解決什麼
公司文件最怕「當下隨手存、之後找不到」。同一份合約有人命名 final、有人叫最終版2，公文丟在桌面、會議紀錄散在各自信箱，等到要稽核或調閱時，整個行政部翻箱倒櫃。歸檔規則寫在 SOP 裡，但沒人真的每次都照做。
這條流程讓歸檔規則自動執行：文件一上傳就 OCR 辨識類別與日期，套用統一命名規則重新命名，依類別與年度歸入對應資料夾，同時把存放路徑與保存年限寫進索引表。日後要找任何文件，搜索索引表就能秒定位，稽核調閱不再是災難。命名一致、結構一致，誰來接手都看得懂。
想把歸檔接續到合約到期提醒或保存年限管理，可搭配 /workflows 的其他總務流程，或到 /recipes 找文件處理食譜。
⚠️ 機密與合約提醒：合約、人事與財務文件多屬機密，自動歸檔前務必設定資料夾分權限，不可全員可見。涉及合約用印、保存年限判定等關鍵環節，建議由文書承辦人工確認文件類別與保存等級後再封存；OCR 辨識結果僅供分類參考，重要編號仍需人工核對。
🗺 流程圖
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STEP 1
文件收件
監聽收件資料夾與指定信箱，抓取新上傳的合約、公文或紀錄。
↓
🔍
STEP 2
內容辨識
OCR 擷取文件標題、日期、編號與類別關鍵字判斷文件類型。
↓
🏷️
STEP 3
命名套版
依「類別_日期_主旨_版本」規則自動重新命名，統一格式。
↓
🗂️
STEP 4
分類歸檔
依文件類別與年度建立資料夾結構，自動歸入正確位置。
↓
📇
STEP 5
索引登錄
寫入文件索引表，記錄存放路徑與保存年限，方便日後檢索。
🧰 用到的工具
💡 怎麼開始：在 n8n / Make 新建一個 workflow，照上面的節點順序一個一個接起來。AI 判斷那一步，把對應 AI Skill 的配方貼進 AI 節點即可（可到 Prompt 產生器 客製）。
🔗 其他工作流
⏰
申報期限自動提醒
營業稅、扣繳、結算申報等期限到期前自動提醒事務所與客戶，避免逾期罰鍰。
📂客戶單據自動收件歸檔
客戶傳來的發票與單據自動分類、命名、歸檔到雲端資料夾，記帳人員不再手動整理收件匣。
💬客戶提問自動分流
客戶透過 LINE 或 Email 詢問帳務、報稅問題時自動分類派工，常見問題即時回覆、複雜…
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