用 AI ＋ Google 試算表做自動化：自動整理、計算、通知，免寫程式

每到月底，你是不是又打開那份熟悉的 Google 試算表，手動複製貼上訂單、用滑鼠拉公式加總業績、再逐一寄信提醒同事交報表？這些事不難，但很花時間、很容易出錯，而且永遠做不完。

這篇要解決的問題：教你不寫程式（或只寫一小段 AI 生成的程式），就讓 Google 試算表自己整理資料、自動計算、到點主動通知。 適合誰讀：每天和試算表為伍的行政、業務、小編、店長、中小企業老闆，以及想擺脫重複手工的接案者，零基礎也能上手。 讀完你會得到：一套從規劃、公式、通知到驗收的完整流程，外加可複製的 Prompt、Workflow 流程圖與一個台灣中小企業的真實案例。

為什麼要用 AI ＋ Google 試算表做自動化？

很多人以為「自動化」一定要買昂貴的系統或寫一堆程式。其實對台灣多數中小企業與個人工作者來說，最務實的自動化起點，就是你早就在用的 Google 試算表。

它的好處很明確：免費、雲端共用、跨裝置、學習門檻低。過去它的天花板在於「進階功能難用」——QUERY 公式語法像外星文、Apps Script 又要會寫程式。而現在，AI 正好補上這塊：你只要用白話講清楚要什麼，AI 就能幫你產生正確的公式與程式碼。

換句話說，AI 把試算表從「手動工具」升級成「半自動引擎」。你負責定義規則，AI 負責產出實作，試算表負責不眠不休地執行。這正是 AI Agent 思維落地到日常工作的最低成本入口。

核心概念：自動化的三個層次

很多人把「自動化」當成一個模糊的大目標，結果不知從何下手。其實它可以拆成三個由淺入深的層次，你不需要一步到位：

把它想成蓋房子：整理是把磚塊排好、計算是疊出牆面、通知則是裝上電鈴。前兩層完全靠內建公式就能完成，第三層才需要一小段程式，而那段程式可以全權交給 AI 生成。重點是——你不必先學會所有技術，可以先做好「整理」見效，再逐步往上加。

實際教學：五步做出你的試算表自動化

Step 1：盤點重複工作，找出該自動化的環節

打開一份空白文件，誠實列出你每週「手動在試算表裡重複做」的事。例如：

• 每天把不同來源的訂單貼進同一張表
• 每週手動加總各業務的成交金額
• 每月底寄信提醒同事交報表

接著為每一項標上「頻率 × 花費時間 × 出錯機率」。分數最高的，就是你第一個該自動化的目標。不要一次想自動化所有東西，先打中最痛的那一個，成功經驗會帶你走下去。

Step 2：設計乾淨的欄位與資料結構

自動化成敗，八成決定在資料結構。請遵守三個原則：

1. 一列一筆資料、一欄一種屬性：不要把「日期、品名、數量」擠在同一格。
2. 原始資料與計算結果分頁：建立「原始資料」分頁只放進來的資料，「報表」分頁只放公式運算結果，兩者互不污染。
3. 欄位標題固定、格式統一：日期一律用 2026-06-08 格式、金額不要混入「元」字，否則公式會抓不到。

這一步看似無聊，卻能讓後面所有公式與通知都順暢運作。

Step 3：用 AI 產生你需要的公式

這是最有感的一步。你不必背 QUERY 語法，只要把需求講清楚。例如你想「把原始資料分頁裡，金額大於 1000 的訂單，依日期排序撈到報表分頁」，就把這句話連同欄位說明丟給 AI（範例 Prompt 見下一節）。

AI 會回給你類似這樣的公式：

=QUERY('原始資料'!A2:E, "SELECT A, B, C, D WHERE D > 1000 ORDER BY A DESC", 0)

貼進報表分頁的儲存格，資料就會自動更新。原始資料一新增，報表立刻跟著變動，不用再手動篩選。

Step 4：加上自動通知，讓資料主動找人

整理與計算做好後，最後一哩是「通知」。當庫存低於安全量、或月底業績未達標時，讓試算表自動寄信或發 LINE。

到「擴充功能 → Apps Script」貼上 AI 生成的程式碼（範例見下節），它會檢查條件、符合就寄出通知。Email 用內建 MailApp 最簡單，LINE 則接 LINE Notify／Messaging API。先用 Email 跑通流程，再進階到 LINE。

Step 5：設定觸發條件並驗收

最後讓它「自己跑」。在 Apps Script 的「觸發條件」設定：

• 時間驅動：每天早上 9 點檢查一次
• 編輯驅動：每當有人新增資料就檢查

正式上線前，務必用一份複本＋幾筆假資料測試：故意放一筆超標、一筆未超標，確認該通知的有通知、不該的安靜。驗收通過再套到正式檔案，並把這份流程記錄下來，方便日後交接或調整。

範例：Prompt 與 Workflow

可複製的 Prompt（用來請 AI 生成公式與程式碼）

你是 Google 試算表與 Apps Script 專家。我要做一份訂單自動化試算表，請依下列資訊幫我產出公式與程式碼，並用繁體中文逐段解釋。

【資料結構】
分頁「原始資料」欄位：A=訂單日期(2026-06-08格式)、B=客戶、C=品項、D=金額(純數字)、E=狀態
分頁「報表」：要放自動運算結果

【我要的自動化】
1. 在「報表」分頁，撈出金額>1000 的訂單，依日期由新到舊排序。
2. 計算本月總業績，以及未達標客戶清單（本月累計<5000）。
3. 當有任何訂單狀態為「逾期」時，自動寄 Email 給 manager@example.com，
   信件主旨「【提醒】有逾期訂單」，內文列出逾期的客戶與金額。

請分別給我：(1) QUERY/ARRAYFORMULA 公式 (2) 可貼到 Apps Script 的完整程式碼
(3) 觸發條件建議。程式碼請加上中文註解，假設我完全不會寫程式。

把這段貼給 ChatGPT、Claude 或 Gemini，再依你的真實欄位微調即可。想更深入寫好指令，可參考 ChatGPT 指令教學。

Workflow 流程圖（文字版）

原始資料分頁（手動或匯入貼上訂單）
        ↓
QUERY／FILTER 自動整理（去重、篩選、排序）
        ↓
ARRAYFORMULA／SUMIFS 自動計算（加總、統計、判斷）
        ↓
Apps Script 觸發器檢查條件（定時 or 編輯時）
        ↓
   ┌──────────┴──────────┐
條件達成                   未達成
   ↓                         ↓
寄 Email／發 LINE 通知      不動作，等下次檢查
   ↓
人員收到提醒，採取行動

整條流程的精神是：資料一進來，整理、計算、判斷、通知全自動接力，人只在最後「需要決策時」才介入。這正是好的 工作流設計 該有的樣子。

常見錯誤

• 資料結構先天不良：把多種資訊塞在同一格、欄位標題每月不一致，導致公式全部失靈。先整理結構再談自動化。
• 在原始資料上直接套公式：把運算結果寫回原始資料，一旦公式出錯就毀掉真實資料。永遠分頁處理。
• 日期與金額格式不統一：金額混入「元」字、日期用「6/8」與「2026-06-08」混用，公式抓不到值。統一格式是基本功。
• 照單全收 AI 的程式碼卻不測試：AI 生成的 Apps Script 偶有小錯或欄位對不上。一定要用假資料先跑一輪。
• 通知設太敏感變成洗版：條件太寬鬆，導致每次編輯都狂發信，反而被同事關掉。設好門檻與防重複機制。
• 權限沒設好：共用檔案時人人可改公式。把公式分頁設成「僅檢視」，只開放輸入資料的欄位。

最佳實務

• 先 Email 後 LINE：通知先用最簡單的 Email 跑通整套邏輯，確認無誤再升級到 LINE 推播，降低一次踩多個坑的風險。
• 每段公式留註解：在旁邊欄位用文字寫下「這格在算什麼」，半年後回來看才不會一頭霧水。
• 建立「測試複本」習慣：任何改動都先在複本上做，驗收後再覆蓋正式檔，養成這個習慣能避免九成災難。
• 讓 AI 同時當除錯夥伴：公式報錯（如 #REF!、#N/A）時，把整段公式與錯誤訊息貼給 AI，請它指出問題並修正。
• 定期回顧自動化清單：每季檢視一次，把不再需要的觸發器關掉、把新出現的重複工作補進來，讓自動化跟著業務一起演進。
• 資料量大就果斷升級：當試算表開始卡頓，別硬撐，這是該評估資料庫或專業工具的訊號（可延伸了解 MCP 如何讓 AI 連上資料庫）。

實際案例：台中一家手搖飲原物料的供貨小商

情境：台中一家專供手搖飲店原物料的小型批發商「鮮甜行」，只有老闆和兩名員工。每天接到各家飲料店用 LINE 傳來的訂單，員工得手動整理進試算表、月底再人工加總每家店的進貨金額對帳，並常常忘記提醒尾款逾期的客戶。

導入前的痛點：

• 每天花約 1.5 小時把零散訂單整理進表，常打錯數量
• 月底對帳要花整整一個下午，逾期款項常漏催，現金流卡住
• 老闆無法即時看到「哪家店這個月進貨掉很多」的警訊

導入後的做法：員工只把每筆訂單貼進「原始資料」分頁，剩下交給自動化——

• 用 QUERY 自動依客戶分組統計本月進貨金額，產出對帳報表
• 用 ARRAYFORMULA 自動算出每家店的環比變化，掉超過 30% 的標紅
• 用一段 AI 生成的 Apps Script，每天早上 9 點檢查，有逾期未付款的客戶就自動發 LINE 提醒老闆，並把「進貨大幅下滑」的店家清單一併推播

成果數據（導入後約六週）：

老闆的原話是：「以前是我們追著數字跑，現在是數字主動來找我們。」沒有買任何新系統、沒有請工程師，只用原本的 Google 試算表加上 AI 幫忙寫公式與一小段程式，就把最痛的三件事解決掉。這正是中小企業自動化最該走的第一步。

結論

Google 試算表自動化的核心心法，其實只有一句話：人定規則、AI 寫實作、試算表負責不停執行。你不需要會寫程式，也不需要昂貴系統，只要把流程拆成「整理 → 計算 → 通知」三層，從最痛的環節先做，再用 AI 補上公式與程式碼這塊過去最難跨越的門檻。

從今天就挑一件你每週都在手動重複的試算表工作，套用本文的五步流程做一遍。當你第一次看到試算表自己整理好資料、主動發出通知，你會明白——自動化不是大公司的專利，而是每個被瑣事綁住的人都該擁有的工具。準備好更進一步，可以到 工作流知識庫 找更多可直接套用的自動化藍圖，或用 Prompt 產生器 生成屬於你業務的指令。

❓ 常見問題 FAQ

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